Waarmee moet je tijdens het evenement allemaal rekening houden?
Er komt niet alleen veel kijken bij de organisatie van het evenement. Ook de uitvoering van het evenement vergt ontzettend veel tijd en aandacht. En dat is niet anders voor de coördinatie van het vervoer. Zeker bij grote evenementen kan de vervoerssituatie bijzonder complex zijn. Stel dat jouw gasten uit het hele land komen en gebruikmaken van verschillende vormen van vervoer, zoals treinen, lijnbussen, touringcars en (rolstoel)taxi’s. Dan is het van groot belang dat al deze vervoersstromen goed op elkaar aansluiten. Je wilt immers dat je evenement goed bereikbaar is en dat jouw gasten veilig en zonder vertraging arriveren.
Als je hier weinig tot geen aandacht voor hebt op de dag van het evenement zelf, ontstaat er al gauw een onoverzichtelijke situatie. Daardoor verlies je de grip op de situatie en is (bij)sturen niet tot nauwelijks mogelijk. Waar rijden de touringcars en wat is de verwachte aankomsttijd? Daarin wil je real-time inzicht hebben. Daarnaast kan het zijn dat je niet de actuele lijst hebt met telefoonnummers van de buschauffeurs. Dit en andere onvoorziene zaken, maken de naleving van het plan er niet gemakkelijker op. En dan ben je ook nog eens verantwoordelijk voor de uitvoering van het evenement. In dat geval kan je ervoor kiezen om ook de coördinatie van het vervoer tijdens het evenement uit te besteden.
Hoe kan Vervoersprojecten Nederland hierbij helpen?
Wij zorgen ervoor dat de aankomst en het vertrek van jouw gasten, het parkeren, de voetgangersstromen en de informatievoorziening soepel verlopen. Onze projectmanager op locatie heeft contact met alle vervoerders, zorgt voor een uniforme instructie van alle chauffeurs en heeft de volledige regie over het totale vervoer. Vanuit zijn of haar rol kan de projectmanager de situatie goed overzien en waar nodig bijsturen.
Hoe verkrijg je real-time (vekeers)inzicht tijdens het evenement?
Omgevingsmanagement neemt een steeds belangrijkere rol in bij evenementen. Het draagvlak bij omwonenden voor overlast wordt steeds kleiner. De organisator (bij evenementen) neemt daarom steeds meer zijn verantwoordelijkheid voor een optimaal omgevingsmanagement. Traffic Live ondersteunt hierbij. Op een dashboard is inzichtelijk wat de reistijd is op diverse trajecten. Op deze manier wordt de toe- en afname van verkeersdrukte inzichtelijk gemaakt, op omleidingswegen en op eventuele sluiproutes. Dit alles wordt vastgelegd en kan worden gebruikt in de dialoog met vergunningverleners, omwonenden en andere stakeholders. Deze vergaarde informatie kan eveneens worden gebruikt bij toekomstige projecten.
Daarnaast kan je ervoor kiezen om gebruik te maken van het online kaartverkoopsysteem van onze zusterorganisatie OnlineTicket. Met dit online kaartverkoopsysteem is het mogelijk om voorafgaand aan het evenement gedegen prognoses te maken van de vervoerskeuze van jouw gasten. De ticketshop is gemakkelijk te integreren in je eigen website en biedt tal van unieke mogelijkheden en services.
Wil je de coördinatie van het vervoer voor jouw evenement uitbesteden?
Neem vrijblijvend contact op met een van onze projectmanagers. We denken graag mee!